River City Petroleum, que alcanza ventas anuales de combustible que superan los 200 millones de galones en Utah, Oregon y Arizona, ha experimentado enormes ganancias en eficiencia y una mayor automatización después de implementar el ERP de PDI Software.
La costa oeste es conocida por producir una serie de amantes de la música indie, no solo en la música, sino también en la escena del marketing petrolero independiente donde River City Petroleum ha ejercido su oficio desde 1981.
RCP es uno de los únicos transportistas independientes que quedan en California y Nevada, y ha podido sobrevivir y prosperar gracias a una reputación confiable y una calidad de servicio construida sobre la base de su compromiso con los clientes.
«Es fácil trabajar con nosotros y el servicio al cliente es clave para nosotros, especialmente en el área de Las Vegas», dijo Jeremy Bautista, vicepresidente de operaciones de RCP. «Todos estamos vendiendo lo mismo, así que todo se reduce a con quién quieres trabajar. La gente marca la diferencia y tenemos gente fantástica «.
Un remitente principal a granel con ocho sitios de bloqueo de tarjetas de propiedad de la compañía y ventas anuales de combustible que superan los 200 millones de galones, RCP también tiene operaciones en Utah, Oregon y Arizona. La membresía de buena fe en la red nacional Cardlock Fueling Network y la autorización como distribuidor de Valero, Sinclair y VP Racing mejoran aún más el estatus de RCP entre los clientes de la región.
Desafío de negocio
Aunque River City Petroleum pudo crecer hasta convertirse en la empresa que es hoy gracias al personal y los servicios dedicados, su tecnología todavía estaba estancada en la década de 1980.
“El proceso para obtener un informe tomó mucho tiempo porque la generación de informes era un proceso manual: todo estaba en papel de barra verde”, dijo Bautista. “Tendríamos que ejecutarlo en medio de la noche porque llevaría al menos dos horas generar un informe. De hecho, teníamos una habitación llena de impresoras y hacían mucho ruido. Imprimíamos tanto papel que íbamos a recibir miles de dólares por reciclarlo ”.
Las herramientas obsoletas y la dependencia de procesos manuales comenzaron a afectar a RCP. El cierre avanzó a un ritmo «insatisfactorio», mientras que la percepción y la transparencia fueron difíciles: «Estábamos constantemente mirando montones de datos tratando de filtrar y encontrar los errores y equivocaciones», dijo Bautista.
Llegó al punto en que River City Petroleum presentaba sus impuestos manualmente y realizaba un seguimiento en hojas de cálculo: las 250 páginas. Se necesitaba una solución que pudiera aportar organización, función y capacidad.
Solución PDI
La generación de informes que requiere mucho tiempo fue una de las principales preocupaciones de River City Petroleum. Se arrastraba sobre el negocio y RCP necesitaba una forma de procesar mejor la información. Con ese fin, RCP trabajó con PDI y redujo su tiempo de inactividad en cantidades increíbles. No solo eso, sino que la automatización ha beneficiado los esfuerzos de RCP en otras áreas al proporcionar datos más ricos y actualizados.
“La generación de un informe ha pasado de varias horas a unos minutos”, dijo Bautista. “Cosas como la facturación son instantáneas y podemos ejecutarlas en lotes. Los informes que tenemos son muy fáciles de obtener, fáciles de usar y muy fáciles de leer. La información es en tiempo real, actualizada y precisa, lo cual es fundamental para nuestro negocio «.
La eliminación de los procesos manuales también era una necesidad crítica para RCP. La plataforma ERP de PDI no solo pudo lograr eso para River City Petroleum, sino que mantuvo las tareas centralizadas para que el personal no se atascara al pasar de una aplicación a otra.
«El sistema de PDI es una ventanilla única», dijo Bautista. «Es una solución integral para nuestro negocio y eso es un gran problema porque no queríamos sistemas dispares».
Resultados del cliente
River City Petroleum ha experimentado enormes ganancias en eficiencia. En lugar de tener que cerrar el día 27 del mes, RCP puede dar la vuelta al cierre en cinco a siete días, una mejora del 70-80% con PDI sobre sus procesos existentes.
Administrar por excepción se ha convertido en una tarea más fácil (ya no depende de montañas de datos brutos) y Bautista citó la capacidad de RCP para actuar en tiempo real como una razón clave por la que pudo resolver una irregularidad de $ 14,000, por ejemplo.
Más allá de la capacidad que ha otorgado el sistema de PDI, Bautista dice que es el elemento humano (algo que ya es muy valorado en la cultura de RCP) lo que hace que la relación y la solución sean tan exitosas.
“PDI es un apasionado de su producto y ayuda a sus clientes a tener éxito y ejecutar con eficiencia”, dijo. «Necesita tener un proveedor de software en el que pueda confiar y PDI es sin duda ese socio para nosotros».
