Estée Lauder, con sede en Nueva York, ha implementado la solución de gestión del trabajo colaborativo de Wrike para automatizar la gestión de proyectos y proporcionar más transparencia entre los equipos regionales y globales.
Estée Lauder, con sede en Nueva York, es el líder mundial en belleza de prestigio: deleita a los consumidores con productos y experiencias transformadoras, inspirándolos a expresar su belleza individual. Es la única compañía enfocada únicamente en maquillaje de prestigio, cuidado de la piel, fragancias y cuidado del cabello con una cartera diversa de más de 25 marcas vendidas en aproximadamente 150 países y territorios.
Reto
En 2017, Estée Lauder Companies comenzó un viaje de marketing y transformación creativa después de darse cuenta de que sus procesos creativos eran anticuados. Sin un sistema de gestión de activos digitales o un espacio de trabajo digital, los equipos “se quedaron con carpetas de archivos físicos y enviando memorias USB a todo el mundo”, recuerda Jessica Wolfe, vicepresidenta de Tom Ford Beauty Global Marketing para The Estée Lauder Companies.
Estée Lauder inicialmente eligió a un competidor para ayudarlos a administrar sus operaciones y proyectos creativos. Pero después de un año y medio de revisar las métricas de adopción, el Centro Creativo de Excelencia de Estée Lauder comenzó a buscar una solución alternativa de gestión del trabajo. “Queríamos tener una gestión de proyectos más automatizada y mayor transparencia entre nuestros diversos equipos creativos entre regiones y globales. Necesitábamos una herramienta mejor adecuada para ese propósito”, afirma Wolfe.
Solución
Estée Lauder consideró otras herramientas populares, pero la solución de gestión del trabajo colaborativo de Wrike fue identificada como la ganadora.
“Pasamos por un proceso de análisis bastante riguroso”, reflexiona Caroline Frangos, directora ejecutiva de operaciones creativas globales. “Dado que Estée Lauder es tan grande y compleja y cada marca opera de manera diferente, queríamos asegurarnos de que los usuarios finales estuvieran finalmente a bordo porque la gestión del cambio puede ser difícil, y realmente queríamos que la gente adoptara la herramienta”.
Tom Alpers, vicepresidente de operaciones creativas y aceleración de Tom Ford Beauty Global Marketing, también recuerda el proceso de investigación: “Hubo mucha conversación no solo entre los equipos creativos, sino también entre la infraestructura de TI para asegurarnos de que cualquier herramienta que elegimos también iba a ser seguro y apropiado enlazar con otras plataformas en nuestra pila tecnológica y cumplir con todos los requisitos de seguridad «.
Debido a que Wrike ofrece una plataforma simple y fácil de usar y seguridad a nivel empresarial, los equipos de Estée Lauder estaban ansiosos por comenzar con su nueva herramienta de colaboración. “Después de trabajar de formas tan arcaicas, los equipos estaban realmente convencidos de lo visual, intuitivo, simple y flexible que es Wrike”, dijo Frangos.
“Somos un entorno muy corporativo y Wrike se siente un poco más personal, más creativo y amigable. Su naturaleza intuitiva se sintió bien tanto para las operaciones creativas como para los creativos”, agrega Olivia Legere, vicepresidenta del Centro Creativo de Excelencia Global.
Interfaz de usuario más simple con mejor funcionalidad
Estée Lauder se dio cuenta rápidamente de lo intuitivo que era Wrike, al brindar al liderazgo la simplicidad y la transparencia que necesitaban para administrar de manera efectiva el trabajo creativo. «Gestionamos proyectos creativos y Wrike es una gran herramienta para eso porque los creativos quieren una interfaz agradable», dijo Wolfe. «Por lo tanto, la interfaz de usuario no debería ser voluminosa, torpe o lenta. Debe ser limpio, intuitivo y fácil de usar como Wrike. También es fácil iniciar y cargar proyectos en Wrike, lo que nos ayuda a evitar el problema de adopción que teníamos con un competidor «.
Al utilizar Wrike, los equipos de Estée Lauder han identificado formas más sencillas de realizar el mismo trabajo. «Por eso, los equipos están dispuestos a pasar de plantillas muy complicadas a Wrike Blueprints porque es una gran oportunidad para ellos de simplificar la forma en que ejecutan sus programas, además de tener una herramienta más sencilla para ejecutar sus programas», explica Frangos.
La simplicidad de Wrike también se combina con una funcionalidad potente y práctica que permite a los creativos de Estée Lauder desarrollar activos de alta calidad de manera eficaz. “La función de revisión es simplemente una experiencia de usuario más sencilla”, dijo Alpers. “Me encanta cómo Wrike guarda una nueva versión cada vez que se realizan cambios. Crea un archivo, por lo que si necesita ver lo que sucedió y por qué se tomó una decisión hace tres pruebas, todo está allí en una comparación lado a lado fácil de usar «.
«La extensión de Wrike a Adobe Creative Cloud también es un gran visto bueno por parte de nuestro equipo de diseño creativo», continúa Alpers. «La interfaz y la experiencia del usuario en la extensión es muy intuitiva en Wrike».
Más poder para hacer cumplir los estándares y fomentar la agilidad
Para gestionar de forma eficaz 30 equipos creativos diferentes en varias regiones y zonas horarias, el Centro creativo de excelencia de Estée Lauder utiliza Wrike para lograr un equilibrio único: estandarizar los procesos globales para maximizar la eficiencia y, al mismo tiempo, otorgar a cada equipo la flexibilidad de trabajar como quieran.
«Nuestras marcas tienen formas individuales de trabajar, pero hemos descubierto que nuestros procesos de desarrollo creativo no difieren mucho», dijo Legere. «Todos hemos estado hablando de cosas en diferentes idiomas y usando una taxonomía diferente. Así que Wrike’s desmitificó eso al permitirnos estandarizar nuestro enfoque en Wrike. Nos alivió un gran problema porque ahora una «tarea» significa lo mismo para todos los equipos. Wrike nos ha demostrado que somos más comunes en nuestra forma de trabajar de lo que pensábamos «.
Aunque los procesos generales de las marcas de Estée Lauder son relativamente similares, cada equipo y región funciona de manera un poco diferente, y la versatilidad de Wrike ayuda a todos a seguir las mejores prácticas estructurales mientras descubren cómo funcionan mejor. “Nuestros flujos de trabajo están estandarizados y los Blueprints han requerido pasos en ellos que todos los equipos deben cumplir”, dijo Frangos. “Pero pueden agregarles los matices y pasos específicos que necesitan. También tenemos un formulario de solicitud estandarizado que cada marca puede adaptar exactamente a lo que necesita «.
La flexibilidad de Wrike también aumenta la agilidad de los equipos creativos. “Nuestras prioridades comerciales giran continuamente”, dijo Alpers. “Debido a que todos seguimos los mismos procesos y tenemos todo en Wrike, podemos implementar cualquier cambio en los procesos creativos rápidamente y actualizar a todos en tiempo real. Esto solía ser un proceso manual, pero ahora es muy fácil y transparente con las líneas de tiempo visuales y los diagramas de Gantt «.
Incorporación y soporte superiores durante COVID-19
Implementar una nueva herramienta puede ser un desafío bajo cualquier circunstancia, y 2020 fue todo menos normal. A medida que los equipos pasaban al trabajo remoto durante la pandemia, Estée Lauder confió en su asociación existente con el equipo de servicios profesionales de Wrike para recibir asistencia. “Habíamos trabajado mucho en la implementación y luego todas las oficinas cerraron”, recuerda Alpers.
“No sabíamos cómo funcionaría la capacitación remota para nuestros equipos y cómo podríamos realizar las etapas finales de configuración para las marcas cuando no podemos estar juntos en la misma sala. Pero estaba extremadamente complacido y agradecido de que el equipo de Wrike se quedara con nosotros durante toda esta pesadilla «.
«La agilidad del equipo de Wrike para guiarnos a través de estos seis a nueve meses salvajes es una gran victoria», se jacta Frangos. “El personal de Wrike está acostumbrado a operar en la herramienta y trabajar y colaborar de forma remota; mientras que nuestros equipos no lo son. Tenemos una gran cultura de reuniones en persona. La forma en que el equipo de Wrike se ha asociado con nosotros y nos ha mostrado una forma diferente de trabajar ha sido tremenda”.
«Cuanto más trabaja Wrike con nosotros, más confiamos en que estamos desarrollando un socio estratégico a largo plazo», añade Legere. «Su agilidad, agilidad y capacidad para girar cuando ocurre el caos ha sido y seguirá siendo muy valiosa».
Conclusión
A medida que Estée Lauder continúa implementando el sistema de gestión del trabajo colaborativo de Wrike en sus marcas globales, la compañía de belleza está ansiosa por experimentar y experimentar con más funciones versátiles de la plataforma.
«Esperamos con interés la funcionalidad de informes», dijo Wolfe. “Queremos saber que nuestros equipos están trabajando con éxito para desarrollar, crear y ejecutar campañas a tiempo, dentro del presupuesto y con activos altamente efectivos. Tener una forma de visualizar e informar cómo se están desempeñando nuestros equipos creativos en todas las marcas y regiones e identificar qué etapas de nuestros procesos deben solucionarse nos ayudará a usar los datos para mejorar «.
“Estoy emocionado de ver cómo entra en juego la función de carga de trabajo. Aún no hemos trabajado con las marcas para dedicar horas estimadas a cada tarea, de modo que podamos ayudarlas a refinar los recursos”, dijo Frangos. «También estoy ansioso por ver cómo pueden pronosticar los cronogramas en los que realmente podrían aumentar el riesgo de los programas que ingresan, para que los líderes puedan ver una vista pronosticada de cuándo debería comenzar el trabajo y cuándo realmente lo hace».
«Espero lanzar Analytics para ver dónde podemos mejorar nuestros procesos», dijo Alpers. “No puedo esperar para poder mirar retroactivamente un programa, ver qué funciona, ver qué no funcionó y compartir esos datos con otros equipos para ayudarlos a resolver esos problemas. Con Wrike, todos esos datos estarán allí para informar nuestros procesos en el futuro «.
En general, Estée Lauder se complace en tener una plataforma de gestión del trabajo fácil de usar que permitirá a los equipos trabajar mejor y ofrecer mejores resultados para la empresa en su conjunto. “Uno de los principales objetivos de elegir Wrike fue reforzar las formas de trabajo globales y regionales. Eso, para mí, será la señal del éxito. Estamos muy seguros de haber seleccionado una herramienta que mejorará el trabajo entre nuestros equipos globales”, concluye Legere.
