Los mandatos de datos gubernamentales se están implementando en todo el mundo. Eric Lefebvre, CTO de Sovos, examina lo que esto significa para los equipos y los responsables de la toma de decisiones de TI, así como la mejor manera de prepararse para los mandatos de datos.
El gasto en TI está aumentando de nuevo. Después de una pausa durante la primera parte de la pandemia, muchas organizaciones han reiniciado el lanzamiento de iniciativas de TI emblemáticas. Según un pronóstico de Gartner, los presupuestos de TI se recuperaron en 2021 y continuaron cobrando impulso en 2022, con un gasto mundial en TI proyectado en un total de US $ 4,5 billones, un 3% más año tras año.
Sin embargo, el espectro de una incertidumbre económica global aún mayor ahora se cierne sobre las organizaciones multinacionales, lo que obliga a los tomadores de decisiones de TI a tomar decisiones difíciles sobre qué tecnologías y regulaciones priorizar. A medida que desarrollan planes estratégicos, muchos están considerando el impacto potencial de los mandatos de datos gubernamentales entrantes por primera vez.
Para los no iniciados: los mandatos de datos del gobierno hacen que la facturación electrónica sea obligatoria para las empresas. Su mandato y cómo se implementan varía según la jurisdicción. Pero los beneficios (reducir la evasión de impuestos, aumentar la eficiencia empresarial y proporcionar datos económicos actualizados al minuto para informar la toma de decisiones del gobierno) son los mismos en todas partes.
Estamos viendo la implementación de mandatos gubernamentales que impulsan la recopilación de datos transaccionales en casi todas las regiones. Han sido comunes en América Latina durante décadas y ahora también se están volviendo frecuentes en Asia, Medio Oriente y Europa.
Y ese no es el final de la historia. Una vez implementados, los mandatos a menudo continúan evolucionando. El alcance del mandato se amplía para aplicarse a más empresas de menor tamaño y es posible que sea necesario capturar los datos granulares necesarios para otros flujos, lo que ejerce una presión adicional sobre los sistemas en el panorama de TI.
«Esto suena como un problema para el equipo de finanzas», le escucho comentar. Si y no. Si bien los equipos de finanzas y contabilidad sin duda asumirán la mayor parte de la carga de adaptarse a los mandatos de datos y los requisitos de facturación electrónica, es TI la que deberá desempeñar un papel clave en la adquisición e implementación de soluciones digitales para permitir el cumplimiento.
No hay escape de los mandatos de datos del gobierno
Esta no es una tendencia pasajera. En cambio, es una nueva realidad tanto para los líderes financieros como de TI, ya que el seguimiento y la garantía del cumplimiento van mucho más allá de la capacidad de los procesos manuales periódicos. Con la implementación de los mandatos de datos y la facturación electrónica, los reguladores se involucran directamente en las pilas de datos de las organizaciones, dictando cómo se deben capturar y presentar los datos, además de examinar las transacciones en tiempo real.
La gran pregunta para cualquier empresa cuando el gobierno está en el medio de su cadena de suministro es ¿cómo debe evolucionar su tecnología? Porque en estos países donde los mandatos de datos en tiempo real son una realidad, el gobierno ahora es un tercer socio en todas sus transacciones.
A diferencia de otros proyectos de TI, las organizaciones no pueden darse el lujo de decidir cuándo implementar o actualizar los protocolos.
Además, a medida que las autoridades afinan su enfoque, podemos esperar cambios frecuentes y sustanciales en los mandatos de datos y los procedimientos de cumplimiento.
El impacto del incumplimiento de los mandatos de datos puede ser grave, desde fuertes multas hasta cierres operativos forzosos. Dadas las posibles ramificaciones económicas y de reputación, está claro que todas las funciones, incluida la TI, deberán trabajar juntas.
Prevenido vale por dos
A medida que más países implementan datos gubernamentales y mandatos de facturación electrónica, los equipos de TI deben garantizar que se cuente con los recursos y herramientas adecuados. Esto significa trabajar en estrecha colaboración con los equipos de liderazgo, cumplimiento, legal, desarrollo de productos y otros para establecer los siguientes cuatro puntos:
• Geografía: ¿Cuáles son los mandatos de facturación electrónica actuales y esperados para los países en los que operamos? ¿Nuestros planes de expansión afectarán esto? ¿Y cómo podemos adelantarnos a cualquier cambio planificado? Vale la pena señalar que el cumplimiento se vuelve más complejo con cada región que cubre, ya que actualmente no existe un marco estandarizado para los mandatos de datos.
• Oferta de productos: ¿Cuántos productos y servicios diferentes vendemos? ¿Es probable que esto aumente o disminuya y se mantendrá constante en todos los mercados?
• Paquete tecnológico: ¿Qué nuevas soluciones tecnológicas necesitaremos para respaldar los mandatos de datos del gobierno y la facturación electrónica? ¿Qué nivel de soporte de TI se necesita para administrarlos? ¿Esto afectará la capacidad de TI para cumplir con otras obligaciones? ¿Cómo cumpliremos con todos los estándares de seguridad y privacidad?
• Proveedores: ¿Implementar una variedad de soluciones tecnológicas diferentes de proveedores más pequeños y regionalizados es la elección correcta para nosotros? ¿O sería más efectivo trabajar con un socio multirregional o global, unificando todas las obligaciones de cumplimiento y brindando economías de escala que pueden crecer con nosotros a medida que nos expandimos a nuevos mercados?
Para los equipos de TI, recopilar la información anterior es crucial para comprender cómo abordar los mandatos de datos del gobierno. Cuanto antes ocurran estas conversaciones, mejor. Aquellos que no actúan corren el riesgo de verse atrapados por cambios regulatorios inesperados para los cuales puede tomar mucho tiempo y recursos prepararse.
