Germán Daza, gerente de productos de marketing para soluciones y software para América Latina en Lexmark, analiza el futuro de las operaciones de impresión en entornos empresariales.
No es una sorpresa para nadie que, en el último año, la adopción de nuevas tecnologías haya evolucionado tan rápidamente que se lograron avances que solo se esperaba que ocurrieran en los próximos cinco años.
Gracias a la pandemia, las empresas se vieron obligadas a adoptar herramientas que les permitieran continuar sus operaciones a distancia. En consecuencia, los proveedores de servicios de impresión e imágenes tuvieron que transformarse.
Una investigación de PwC sugiere que el gasto en la nube aumentó en un 37% en el primer trimestre de 2020 para permitir que el personal trabaje de manera remota o flexible y que las empresas, comprensiblemente, miran a la nube como un medio para garantizar el acceso a información y recursos críticos dondequiera que el personal esté trabajando, incluidos los procesos de impresión.
Por supuesto, cada industria e incluso cada empresa experimenta su transformación en función de necesidades y objetivos específicos, pero todos tienen algo en común: la impresión. Incluso cuando los volúmenes de impresión parecen estar disminuyendo, las actividades críticas aún requieren este proceso.
Según un estudio de IDC, la mitad de los procesos de flujo de trabajo de back-office aún tienen importantes requisitos de impresión (etiquetado, guías, contratos, informes financieros, entre otros). Al mismo tiempo, la digitalización de contenidos y la migración del papel a lo digital es fundamental para cualquier estrategia de Transformación Digital.
Pero ¿cómo se logra que las impresoras funcionen cuando están fuera de la oficina central? Actualmente, algunas soluciones permiten la gestión de dispositivos de forma remota, que, entre otras características, integran esquemas de seguridad para evitar que la información contenida en los documentos esté disponible para cualquier persona.
Si bien la impresión de documentos requiere un dispositivo físico, las nuevas opciones brindan la posibilidad de no tener una computadora en cada hogar. Por ejemplo, al reunir pequeñas flotas de impresión, los usuarios podrán ir a la ubicación designada más cercana para satisfacer sus necesidades de impresión de manera fácil y segura.
De esta manera, los empleados pueden concentrarse en su trabajo sin tener que estar físicamente en la empresa y aun así completar los requisitos de impresión cuando sea necesario. Esto es posible gracias a los beneficios de la nube, los esquemas de gestión de la impresión y el diseño de soluciones a medida para que las empresas continúen con sus procesos operativos.
Hoy en día, con la Internet de las cosas (IoT) y la conectividad en la nube, las impresoras son flotas de dispositivos conectados y se pueden administrar de manera centralizada para garantizar la disponibilidad para los empleados sin importar dónde se encuentren, y son seguras, compatibles y actualizadas con el último software.
Además de IoT, existe Inteligencia Artificial (IA) y analítica para la configuración y monitorización de cada impresora. En el caso específico de Lexmark, los sensores recopilan cientos de datos sobre el uso de los dispositivos, su funcionamiento y las condiciones ambientales.
Esta información permite identificar y predecir fallas de existencias antes de que ocurran. Además, Lexmark puede diagnosticar y resolver problemas de forma remota en el 70% de los casos.
En términos comerciales, las empresas pueden olvidarse de la difícil tarea de tener físicamente servidores de impresión y delegar la gestión de sus recursos a un tercero. De esta forma, se reduce la carga de trabajo del departamento de TI de la empresa.
Al trasladar la infraestructura de impresión a la nube e implementar una sólida solución de gestión de impresión, que incluye esquemas de seguridad personalizados, el servicio de impresión remota puede incluirse en las políticas de trabajo remoto dentro del proceso de transformación digital. Y, sobre todo, garantizar una mejor asignación de recursos y protección del medio ambiente.
Como puede verse, la capacidad de aprovechar las tecnologías de impresión avanzadas, combinada con el análisis de procesos con la ayuda de AI, IoT y otras innovaciones, puede ayudar a las organizaciones a lograr sus objetivos específicos de transformación digital en torno a la seguridad del contenido y la gestión de la información.
